Nachhaltiges Veranstaltungsmanagement nach ISO 20121
Warum Nachhaltigkeit in der Eventbranche?
Nachhaltigkeit in der Eventbranche hat sich zu einem echten Wettbewerbsfaktor entwickelt: Das Gespräch um Nachhaltige Entwicklung und Corporate Social Responsibility (CSR) ist aus dem Eventbereich und der sog. „Livekommunikation“ nicht mehr wegzudenken – die Ansprüche seitens der Veranstalter und Konsumierenden sind gestiegen.
Mit der Anwendung kommt auch die Erfahrung. So ist es folgerichtig, dass die ISO 20121:2012 derzeit im Revisionsprozess ist. Ein erster Entwurf wurde bereits veröffentlicht – eine Analyse zu den anstehenden Änderungen finden Sie hier.
Für welche Events ist nachhaltiges Veranstaltungsmanagement relevant?
Jedes Event ist für sich bereits ein Multiplikator für Botschaften, also auch für die immer bedeutsamer werdenden Aspekte der Nachhaltigen Entwicklung. Egal ob Nachhaltigkeit direkt thematisiert wird oder nicht – ist die Veranstaltung in ihrer Ausführung selbst nachhaltig ausgerichtet, so ist schon viel gewonnen, allein durch
die große Anzahl an täglich weltweit stattfindenden Veranstaltungen mit dementsprechenden Teilnehmendenzahlen
den starke Netzwerkcharakter zwischen Veranstaltern und Teilnehmenden und unter den Lieferanten der vielen Schnittstellenbranchen wie Veranstaltungstechnik, Catering, Mobilität oder Gastgewerbe
den Vorbildcharakter: die Veranstaltung selbst ist ihre größte kommunikative Plattform
So entsteht eine fruchtbare Wechselwirkung zwischen Nachhaltiger Entwicklung und Eventmanagement.
Für die "Event sustainability management systems – Requirements with guidance for use" spielen dabei Art und Größe der Veranstaltung nur eine untergeordnete Rolle: Ob Sportwettkämpfe oder Messen in internationalem Rahmen, Musikfestivals oder Konzerte, Konferenzen, Ausstellungen, Tagungen oder andere Formate – alle können sich nach der ISO 20121 zertifizieren lassen.
Die ISO 20121 bietet unterschiedliche Formate für eine Zertifizierung. Je nach Wunsch werden Zertifizierungen angeboten für
einzelne Veranstaltungen
eine Reihe von wiederkehrenden Veranstaltungen
das Nachhaltigkeitsmanagementsystem eines Veranstalters
Warum Sie sich nach ISO 20121 zertifizieren lassen sollten
Besonderheit der ISO 20121 ist, dass sie alle drei Säulen der Nachhaltigkeit umfasst: den Schutz der Umwelt, soziale Auswirkungen und ökonomische Komponenten. Ein ISO 20121 Zertifikat dient daher als international anerkannter und glaubwürdiger Nachweis bei der Kommunikation der nachhaltigen Ausrichtung eines Veranstalters mit Auftraggebenden und der breiten Öffentlichkeit.
Eine ISO Struktur des Standards erleichtert die Integration in ein bereits bestehendes Managementsystem. Ist etwa schon ein Qualitäts-, Umwelt- oder Arbeitssicherheitssystem vorhanden, können bestehende Strukturen auf die Veranstaltungsnorm ausgeweitet werden.
Der ganzheitliche Ansatz eines Nachhaltigkeitsmanagements für die Veranstaltungsbranche bietet einige Vorteile und Möglichkeiten:
Nachhaltigkeitsleistungen werden systematisch verbessert
Nachhaltigkeitsziele werden aufgestellt und kommuniziert
Prozesse werden systematisiert
Ressourcen werden effizienter eingesetzt und damit Kosten gesenkt
eine systematische, anpassungsfähige Kommunikationsstruktur wird aufgebaut
kontinuierliches Weiterentwickeln und Optimieren im Rahmen des Managementsystems der Organisation wird gefördert
Nachhaltigkeitsbestrebungen werden objektiv erfasst, geprüft und verglichen
Nachhaltigkeitsleistungen werden glaubhaft kommuniziert, was ermöglicht
an Ausschreibungen der Öffentlichen Hand und anderen nachhaltigkeitsorientierten Auftraggebern teilzunehme
die Kommunikationsschleife bei solchen Ausschreibungen deutlich zu verkürzen
die eigene Leistung risikofrei und glaubwürdig Kunden, Geschäftspartnern und der breiten Öffentlichkeit zu präsentieren
Aufbau eines Nachhaltigkeits-Managementsystems in der Event-Branche nach ISO 20121
Wir bedanken uns herzlich für die hervorragende Zusammenarbeit im Rahmen unserer ISO 20121 Zertifizierung. Das GUTcert-Team stand uns jederzeit zur Verfügung und überzeugte durch große Professionalität und Menschlichkeit. Wir fühlten uns stets gut aufgehoben und sind auch im Rückblick überzeugt, die absolut richtige Wahl getroffen zu haben. Vielen Dank für die kompetente Begleitung und Unterstützung auf unserem Weg zu einem nachhaltigen Eventmanagement.
David Baldig, George P. Johnson GmbH
Die Mitarbeiterinnen von GUTcert haben von Anfang an mit viel Kompetenz gepunktet, die angebotenen Seminare zur ISO 20121 waren eine sehr wichtige und wertvolle Unterstützung. Die Auflistung der Kosten war transparent und nachvollziehbar und kam ohne versteckte Überraschungen.
Isabella Anders, meplan GmbH
Für uns ist die durch GUTcert durchgeführte ISO-Prüfung ein Nachweis für die glaubwürdige und qualitativ hochwertige Nachhaltige Entwicklung unserer Veranstaltungen. Vielen Dank für die inspirierende Zusammenarbeit!
Fenja Gewitsch, Deutsche Filmakademie Produktion
Wie läuft die Prüfung des Nachhaltigen Eventmanagements nach ISO 20121 ab?
Da die ISO 20121 mehrere Varianten zum Anwendungsbereich der Zertifizierung bietet, macht sich der Ablauf daran fest, welche Variante der Zertifizierung Sie wählen.
Prüfverfahren der GUTcert zum Nachhaltigen Veranstaltungsmanagement nach ISO 20121
1. Voraudit (Optional, zulässig nur bei Auftragsvergabe)
Ziel eines Voraudits ist das Prüfen ausgewählter Managementsystemelemente vor Ort und das gegenseitige Kennenlernen vor dem Zertifizierungsaudit. Der Auftraggeber erhält anschließend einen Bericht mit den Ergebnissen des Voraudits. Bei erfolgreicher Durchführung des Voraudits kann der interne Aufwand für das spätere Zertifizierung in der Regel gesenkt werden.
2. Stufe 1: Planung (vor Ort in der Managementzentrale):
Im Stufe 1 Audit wird die Konformität der Umsetzung der Anforderungen der ISO 20121 geprüft und bestätigt, u.a.:
Aufbau der Projektdokumentation im Hinblick auf die nachhaltigkeitsbezogenen Handlungsfelder
Bildung eines arbeitsfähigen Teams
Anwendung der Managementinstrumente
interne und externe Kommunikation
Verfahrensfestlegungen und Dokumentation zur plangerechten Produktion und Umsetzung der Projekte
Sammlung an Informationen zu Optimierungsmöglichkeiten und Abweichungen mit einer anschließenden Auswertung der Leistung Dafür werden die Interviews mit der Geschäftsführung und den Projektleitungen geführt und die Dokumentation und Nachweise begutachtet. Im Anschluss der Prüfung entsteht ein tabellarischer Bericht.
3. Stufe 2 (Managementzentrale und Produktionsstätten):
In der zweite Stufe der Prüfung geht es vor allem um die Nachweisführung darüber, wie die Anforderungen der ISO 20121 in der Praxis angewendet werden: Konzepte, Planung und Umsetzung von Messständen und Auswertung der Ergebnisse.
Vor Stufe 2 muss durch Ihr Unternehmen das Managementreview durchgeführt und die vollständige interne Auditierung abgeschlossen sein. Während der Prüfung werden die Interviews mit der Projektleitung und den Mitgliedern des Projektteams sowie mit anderen Beschäftigten an den Produktionsorten geführt. Auch hier werden einschlägige Dokumente und Nachweise eingefordert.
Die Auditoren begleiten einzelne Aufträge in der ganzen Zeitspanne, vom Konzept bis hin zu Abbau und Entsorgung. Die durchgeführte und dokumentierte Managementbewertung im Nachgang der Veranstaltungen gehört ebenfalls noch zum Prüfungsverfahren.
Im Anschluss der Prüfung der Stufe 2 wird der tabellarische Bericht aus Stufe 1 ergänzt.
4. Zertifizierungsentscheidung
Prüfung der Auditunterlagen durch die Zertifizierungsstelle
unabhängige fachliche Überprüfung
Treffen der Zertifizierungsentscheidung durch Zertifizierungsausschuss
Der Zertifizierungszyklus
Die Zertifikate werden für 3 Jahre ausgestellt, wobei jährlich eine Überprüfung der Konformität mit den Anforderungen zum nachhaltigen Veranstaltungsmanagement bei der Planung und Durchführung in etwas geringerem Umfang erfolgt. Sollte die Konformität nicht bestätigt werden, können Zertifikate auch entzogen werden.
1. Voraudit (Optional, zulässig nur bei Auftragsvergabe)
Ziel eines Voraudits ist das Prüfen ausgewählter Managementsystemelemente vor Ort und das gegenseitige Kennenlernen vor dem Zertifizierungsaudit. Der Auftraggeber erhält anschließend einen Bericht mit den Ergebnissen des Voraudits.
2. Stufe 1 (Dokumentenprüfung in der Managementzentrale):
Bei der Dokumentenprüfung wird die Konformität der Planung der zu zertifizierenden Veranstaltung in Bezug auf das Einhalten der Prinzipien des Nachhaltigen Eventmanagements und auf das Einbeziehen von nachhaltigkeitsrelevanten Aspekten geprüft, u.a.:
Aufbau der relevanten Systemdokumentation
Bildung einer arbeitsfähigen Organisation
interne und externe Kommunikation mit dem Ziel, die Veranstaltung nachhaltig zu gestalten
Im Anschluss der Prüfung entsteht ein tabellarischer Bericht.
3. Stufe 2 (Managementzentrale und Begehungen während der Veranstaltung):
In der zweite Stufe der Prüfung geht es vor allem um die Nachweisführung darüber, wie die Prinzipien des Nachhaltigen Veranstaltungsmanagements in der Praxis angewendet werden.
Zuerst wird ggf. die Nacharbeit aus der Stufe 1 begutachtet (Dokumentation): Dabei muss die Konformität des Systemaufbaus und der unternehmenseigenen Zielsetzung bestätigt werden. Dann werden die Veranstaltungen besichtigt, um die Nachweisführung abzuschließen.
Die Auditoren begleiten dabei die ganze Zeitspanne, vom Aufbau über die Durchführung bis hin zum Abbau und Eventabschluss.
4. Zertifizierungsentscheidung
Prüfung der Auditunterlagen durch die Zertifizierungsstelle
unabhängige fachliche Überprüfung
Treffen der Zertifizierungsentscheidung durch Zertifizierungsausschuss
Der Zertifizierungszyklus
Die Zertifikate werden für 3 Jahre ausgestellt, wobei jährlich eine Überprüfung der Konformität mit den Anforderungen zum nachhaltigen Veranstaltungsmanagement bei der Planung und Durchführung in etwas geringerem Umfang erfolgt. Sollte die Konformität nicht bestätigt werden, können Zertifikate auch entzogen werden.
1. Stufe 1: Planung (vor Ort in der Managementzentrale):
Bei der Dokumentenprüfung wird die Konformität der Planung der zu zertifizierenden Veranstaltung in Bezug auf das Einhalten der Prinzipien des Nachhaltigen Eventmanagements und das Einbeziehen von nachhaltigkeitsrelevanten Aspekten geprüft. Dazu gehören der Aufbau der relevanten Systemdokumentation, das Bilden einer arbeitsfähigen Organisation sowie die interne und externe Kommunikation mit dem Ziel, die Veranstaltung nachhaltig zu gestalten. Im Anschluss der Prüfung entsteht ein tabellarischer Bericht.
2. Stufe 2 (Managementzentrale und Begehungen während der Veranstaltung):
In der zweite Stufe der Prüfung geht es um die Nachweisführung darüber, wie die Prinzipien des Nachhaltigen Veranstaltungsmanagements in der Praxis angewendet werden.
Zuerst wird ggf. die Nacharbeit aus der Stufe 1 begutachtet (Dokumentation): Dabei muss die Konformität des Systemaufbaus und der unternehmenseigenen Zielsetzung bestätigt werden.
Dann werden die Veranstaltungen besichtigt, um die Nachweisführung abzuschließen. Die Auditoren begleiten dabei die ganze Zeitspanne, vom Aufbau über die Durchführung bis hin zum Abbau und Eventabschluss.
3. Das Zertifikat
Die Zertifikate werden einmalig für die zu prüfende Veranstaltung ausgestellt.
Es besteht die Möglichkeit, ein Zertifikat für die nachhaltige Planung zu erhalten, wenn diese während des Stufe-1-Audits bestätigt werden kann. Dies kann für größere Veranstaltungen sinnvoll sein, die mit einem längeren Vorlauf geplant werden (ca. 1 Jahr).
Die „nachhaltige Durchführung“ kann jedoch erst nach Abschluss der Veranstaltung im Ergebnis des Stufe-2-Audits bestätigt werden. In diesem Fall wird ein neues Zertifikat ausgestellt, in dem die nachhaltige Planung und Durchführung der Veranstaltung ausgewiesen werden.
Was kostet eine Prüfung Ihres Events oder Ihres Unternehmens nach ISO 20121?
Den Aufwand für die Prüfung Ihres Events oder Ihrer Veranstaltungsorganisation kalkulieren wir abhängig von Unternehmensgröße, Wirkungsspektrum und -weite (national oder international), der Anzahl und Größe Ihrer Projekte und Ihren speziellen Wünschen im Hinblick auf den Anwendungsbereich Ihres Zertifikats.
Gern erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot. Rufen Sie uns einfach dazu an oder senden Sie uns eine E-Mail.
Publikationen
Unseren Leitfaden zum nachhaltigen Veranstaltungsmanagement, weitere Hilfestellungen und alle weiteren GUTcert-Veröffentlichungen zum Thema Nachaltigkeit finden Sie unter Publikationen.
